Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:
- klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens een aan Nonnekes Advocatuur verbonden advocaat of de onder haar verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
- klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
- klachtenfunctionaris: de aan Nonnekes Advocatuur verbonden advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht.
Artikel 2. Toepassingsbereik
- Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Nonnekes Advocatuur en de cliënt.
- Iedere advocaat van Nonnekes Advocatuur draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.
Artikel 3. Informatie bij aanvang dienstverlening
Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt middels vermelding op de website van Nonnekes Advocatuur en middels een passage in de algemene voorwaarden van Nonnekes Advocatuur.
Artikel 4. Interne klachtprocedure
- Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar de advocaat (of een onder diens verantwoordelijkheid werkzame persoon) op wie de klacht betrekking heeft. De betreffende advocaat treedt vervolgens op als klachtenfunctionaris.
- De klachtenfunctionaris stelt de klager in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
- De klachtenfunctionaris tracht samen met de klager tot een oplossing te komen.
- De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen een maand na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
- De klachtenfunctionaris stelt de klager schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
- Indien een klacht na behandeling niet is opgelost kan de cliënt de klacht desgewenst voorleggen aan de deken van de Orde van Advocaten, of een gerechtelijke procedure starten.
Artikel 5. Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling
- De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
- De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.